在三體系認證新規全面落地的背景下，企業應當以高度的責任感和嚴謹的態度，全面且嚴格地對照新版規則的各項具體要求，深入細致地檢查每一個環節，確保企業在質量、環境以及職業健康安全管理體系等方面的工作都能夠完全符合相關標準的規定。

 

　　這不僅是對企業自身發展的負責，更是對員工、客戶以及社會公眾利益的有力保障，同時也能為行業的規范化發展樹立良好的榜樣。

 

1、認證申請前，企業需做以下自查：

 

　　合法主體資格及適用的行政許可資質持續有效；

 

　　已按相關認證標準建立了管理體系，且在申請認證時，管理體系運行已滿三個月；

 

　　若之前獲得的相應管理體系認證證書因組織自身原因被原發證機構暫停、撤銷、注銷的，應已滿一年（適用時）；

 

　　若原相應管理體系認證證書的發證機構的資質被國家認監委撤銷的，應已滿三個月（適用時）；

 

　　當前未被行政監管部門責令停業整頓，未被列入“國家企業信用信息公示系統”和“信用中國”的嚴重違法失信名單；

 

　　未被應急管理部門列入安全生產嚴重失信主體名單（職業健康安全管理體系適用）;

 

　　一年內未發生與所申請的認證領域相關的重大事故/事件，如重大質量事故、突發環境事件、重大安全生產事故等；

 

　　一年內認證范圍內產品無國家監督抽查不合格，或已整改合格（質量管理體系適用）。

 

　　企業應主動遵守OHSMS相關法律法規，申請OHSMS認證的范圍內的活動不得存在故意的和持續的違法行為，在申請認證前應開展自身的合規性評價，檢查自己是否存在不合規行為。故意和持續的違法是指組織主觀意愿和行動上的明知故犯和屢教不改。故意和持續違法以OH&S相關的行政監管部門出具的法律文書為準，故意和持續違法的示例如：

 

　　（1）行政監管部門出具的《行政處罰決定書》中明確注明：認證委托人屬于故意違法，或認證委托人未按《責令整改通知書》規定時限整改；

 

　　（2）針對同一類OH&S違法問題，認證委托人12個月內受到兩次（含）以上行政處罰。（職業健康安全管理體系認證適用）

 

2、申請認證時應提交的資料：

 

　　申請認證時，企業需如實提供下列信息或文件資料：

 

　　提供擬納入認證范圍的各場所的法律地位文件，例如：營業執照/事業單位法人證書/社會團體登記證書等；

 

　　組織機構及職責、生產/服務的流程、班次及輪班情況和季節性信息，影響體系的外包過程信息等；

 

　　與申請認證范圍中生產/服務，經營有關的行政許可、資質證書等，例如：危險化學品安全生產許可證/ 3C認證證書/環評批復/排污許可證/衛生許可/輻射安全許可等（適用時）；

 

　　一年內所發生的與申請認證的領域相關的重大事故/事件，行政處罰信息，整改信息等 （如有）；

 

　　體系運行時間滿足申請條件的證據，如已發布的管理體系文件、內審管理評審記錄等。

 

3、企業其他需注意的規則要求：

 

　　新版的管理體系認證規則給認證企業帶來了更細化、更具體的要求，企業應當了解規則的基本內容，及時與認證機構進行溝通交流，把自身的問題與可能存在的疑惑反饋給認證機構，提前得到專業的解答與指導，確保在認證審核工作進行時，避免出現因不符合新規則要求而產生審核阻礙，保證認證工作的順利開展。

 

　　現列出以下重點規則要求（不限于），企業應予知曉：

 

　　初次審核的兩階段時間間隔要求。

 

　　初次審核的兩個階段審核時間間隔最短不應少于5日，最長不應超過6個月。若超過6個月，則應重新實施第一階段審核。

 

　　監督審核的時間要求。

 

　　初次認證及再認證后的第一次監督審核應在認證證書簽發之日起12個月內進行；此后，監督審核間隔不應超過12個月。第二次監督審核應在認證證書簽發之日起24個月內進行。

 

　　不能按照規定的時間間隔接受監督審核的，證書將被暫停。

 

　　再認證審核時間要求。

 

　　再認證審核應在現場進行，并應在企業認證證書到期前完成。如企業選擇提前再認證的，應確保在認證周期每個日歷年有一次監督或再認證，且提前再認證審核時間距離上一次監督審核不應超過12個月。

 

　　實施審核的要求。

 

　　現場審核時貴司的生產或服務必須處于正常運行狀態。

 

　　首末次會議要求。

 

　　企業的最高管理者、相應管理體系職能部門負責人必須參加首末次會議；

 

　　對于職業健康安全管理體系認證，負有職業健康安全法律責任的管理者、負責監視員工健康的人員、職業健康安全員工代表也必須參加首末次會議。

 

　　（職業健康安全管理體系認證適用）若最高管理者因特殊原因不能參加首、末次會議，應提供缺席理由，并由獲得書面授權的其他高級管理層成員代表最高管理者參會。

 

　　最高管理者訪談要求。

 

　　企業最高管理者應接受審核組的面對面訪談，以審核最高管理者在管理體系中發揮領導作用的情況，并配合審核組保留訪談現場圖片/音像、審核記錄等證明材料。

 

　　最高管理者不熟悉組織自身的管理體系方針、管理體系目標，未親自參與并推動管理體系實施的，認證審核將不予通過。

 

　　對于職業健康安全管理體系認證，認證機構還應訪談負有OH&S法律責任的管理者；負責OH&S的員工代表；負責監視員工健康的人員；管理人員、員工，包括從事與預防OH&S風險相關活動的人員、長期的和臨時的員工；在認證委托人現場工作的承包方的管理者或員工（適用時）。

 

　　認證合同簽訂及認證費用支付。

 

　　企業應與認證機構簽訂具有法律效力的認證合同，合同內容需滿足認證規則要求。

 

　　認證費用應由貴司直接支付或由貴司上級單位支付，不得通過其他第三方支付。

 

　　上級單位（如認證委托人所屬的集團公司、事業單位、社會團體或機關）或下級單位向認證機構支付費用是可接受的形式。

 

　　認證標志與證書使用。

 

　　企業僅可在證書有效狀態下使用認證證書和認證標志。當認證證書被暫停、撤銷或注銷，須立即停止使用認證證書和標志。

 

　　不得在產品上僅標注所獲管理體系認證標志，只有在注明“通過XX管理體系認證及相關認證機構名稱”的情況下，方可在產品包裝上標注相應管理體系認證標志。

 

　　管理體系認證標志和證書信息，僅可在產品可以分割的包裝(指包裝可以從產品上移除且不會導致產品分解、碎裂或損壞)上使用，需使用中文注明獲證組織通過XX管理體系認證及認證機構名稱，以免與產品和服務認證標志混淆而誤導公眾。